办文程序参考:某局机关办文办事办会工作程序和规范
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1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文,属“三密”文件的,按保密规定办理;属平件的,由秘书科专职人员拆封、登记(登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人)、编收文流水号,当日送秘书科科长提出拟办意见。
2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后,由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。
3、承办。按照局领导的阅批意见,秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件,由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。
4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等,原则上一周内(特殊情况除外)办结。在公文承办过程中,监察室协助秘书科负责催办、查办工作,直至办结。对回复结果的函件,由承办科室及时向局有关领导报告,按时限要求反馈办理情况。文件办结后,承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。
5、立卷、归档。公文办结后,由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理,按文书归档标准要求立卷、归档。
6、来文办理的其他要求
(1)对于上级来文,由秘书科科长提出拟办意见,文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹,涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹,及时呈送领导阅批。
(2)传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。
(3)除分办人标注“另送”者外,一般应按顺序传递。如遇领导外出,可超顺序传递,领导回来后补签相关手续。
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